Online events: onze 50 learnings

Actueel
dec 28, 2020

Events zijn zo oud als de weg naar Rome, denk maar aan de gladiatorenspelen in het Colosseum of de kroning van Koningen. Bij D&B zijn we al meer dan 37 jaar bezig met events en eventmarketing. Wij hebben het vak door de jaren heen zien veranderen, maar dit jaar sloeg alles.

2020, het jaar van de digitale transformatie

Als we terugkijken op dit jaar dan heeft corona ons één ding gebracht: de digitale transformatie van ons vak. Het online eventvak is geboren! Leren door te doen, doen door te ervaren. Met een stevige solide basis van 37 jaar events organiseren hebben we in maart de omschakeling van live fysieke naar live online events gemaakt. Gelukkig zorgen heel veel live fysieke event ‘wetten’ dat je ook online impact kan maken.

Maar een online event is toch een andere manier van naar belevenissen kijken. We hebben dus veel moeten leren dit jaar. Wat zijn onze learnings van afgelopen jaar? Wij delen ze graag met je:

1. Fysieke events kun je niet 1-op-1 kopiëren naar digital.
2. Begin bij het begin: waarom organiseer je iets (doelstellingen) en schrijf daar je concept op.
3. Ons eerste online D&B-event duurde 2,5-3 uur, dat was ‘iets’ te lang….
4. Afhankelijk van het doel van het online event is circa 1,5 uur meestal een goede tijdsduur. Als de deelnemers erg geïnteresseerd zijn in de content dan kan dat langer duren.
5. LIVE is eigenlijk ook online en online LIVE, anyway… het vindt allemaal plaats in het hier en nu. En dat maakt het ook zo spannend.
6. Content gemaakt en aangeleverd door medewerkers en het bedrijf is top om te gebruiken, maar begin er op tijd mee!
7. Denk niet eerst in studio’s en platforms vanwege beschikbaarheid, maar begin eerst bij het concept en daarna pas bij de studio en het platform die bij de content passen.
8. Een quiz werkt het beste als het platform snel werkt, anders is er te weinig tijd tussen het antwoord geven en het antwoord laten zien.
9. Wil je informatie zenden in subsessies? Dan kun je het net zo goed opnemen, scheelt een hoop stress!
10. Ben je überhaupt van plan om alleen maar te zenden? Vraag jezelf dan af of het het wel waard is om een online event op te tuigen.

learnings-1

11. Besef je als opdrachtgever dat er veel meer werk bij komt kijken dan bij een fysiek event, met name op inhoudelijk gebied.
12. Goed om al vanaf het begin te weten hoe lang je ‘bumpers’ (= video-animaties) moeten worden in de show, zodat je de animatie daarop kan optimaliseren.
13. Het produceren van online events kan in 4 weken tijd, maar besef je dat tv-programma’s ook niet in 4 weken worden bedacht en geproduceerd.
14. Staat er een lamp op een fysiek event niet goed op, bijvoorbeeld, je buffetdeel dan maakt dat niks uit, maar bij een online event kan je event in het water vallen. Op een schermpje zie je alles.
15. Geef een moderator het liefste een in-ear.
16. Een ‘chat roulette’ heet geen roulette maar carrousel.
17. Overweeg of hetgeen je wilt organiseren wel relevant genoeg is voor een online event.
18. Zorg voor verbinding. Bijvoorbeeld: collega’s in een grappige outfit die in beeld komen via de webcam werkt erg goed.
19. Besteed veel aandacht aan het media-gebruik van de doelgroep: hoe goed zijn ze met techniek? Heeft iedereen een e-mailadres? Wat is de spanningsboog van de deelnemers?
20. Niet vergeten: het vraagt inhoudelijk nog meer om co-creatie.

learnings-2

21. Online concepten kunnen soms te snel complex worden doordat we te veel willen en teveel onderwerpen in het programma willen ‘proppen’. De ideale balans tussen energie en inhoud ligt ergens anders dan bij live events.
22. Denk altijd vanuit het kader dat je ziet op het scherm en niet vanuit de locatie, beeldtaal maakt je online event nog boeiender!
23. Maak korte blokjes in je programma, zodat de kijker geboeid blijft.
24. Vergeet niet een pauze in te lassen, zodat mensen naar de WC kunnen gaan en een kopje koffie kunnen pakken.
25. Het is leuk om tijdens de online ‘inloop’ en tijdens de pauze een muziekje te draaien (als dat kan binnen het platform). Of in ieder geval een aankondiging ‘we zijn over een paar minuten weer bij jullie terug’.
26. Wanneer de host een uitleg geeft over het platform en wil aangeven dat er rechts in het beeld een mogelijkheid is om te chatten, zorg dan dat hij of zij de aanwijzing voor zichzelf in spiegelbeeld weergeeft.
27. Niet kiezen = verliezen! Maak keuzes en schrap overbodige onderdelen. Beperk je tot een klein aantal onderdelen en topics en werk die vervolgens compleet uit.
28. Ook al houden we van LIVE, niet alles hoeft LIVE. Je kan dingen van tevoren opnemen - zoals de welkomstvideo - en net doen of het LIVE is.
29. Geen online event zonder eventlogo en eventhuisstijl.
30. De mogelijkheden met video content zijn eindeloos, je kan high-end video’s maken met prachtig gedraaid materiaal en een mooie voice-over. Soms kan een video, met zelf opgenomen materiaal en op een leuke manier gemonteerd, net zo goed werken. En dat is ook goedkoper!

learnings-3

31. Neem altijd een harddisk mee naar de studio om de hele stream op te nemen.
32. Emotie is ‘de bomb’ in video en als je daar goed mee kan werken kan je de tofste video’s maken.
33. Online is het nog belangrijker hoe alles er uitziet, je ziet alles tegelijkertijd!
34. De branche is enorm in ontwikkeling en wil heel graag, waardoor soms dingen worden bedacht die toch (technisch) niet haalbaar blijken te zijn.
35. Na een paar maanden roepen dat interactie ook 100% werkt online moeten we daarop terugkomen. Als je iets doet, doe het dan 100% goed. Complexe interactie lukt niet altijd online. Houd het simpel.
36. Vergeet geen slides achter de hand te hebben met teksten als: ‘Even geduld a.u.b.’ Stel dat er een technische storing is dan kun je deze op de stream of in het platform plaatsen.
37. Stil is ook echt stil. Vergeet niet de sound-effects, zoals een muziekje onder je aftelklok of een applausje.
38. Bumpers hebben een dubbele functie: om de kijker mee te nemen dat er iets nieuws aan komt of om de studio de tijd te geven om te switchen van setting of sprekers.
39. Is er een side-kick aanwezig? Zorg er dan voor dat diegene niet zelf alle vragen uit het chat systeem moet halen. Het werkt veel rustiger als een aparte moderator dit doet en deze doorgeeft.
40. Zorg voor een hele goede briefing voor inbellers en repeteer dat ook.

learnings-4

41. Houd rekening met vertraging. Dit verschilt per platform en per studio. Presentatoren moeten dit volpraten. Zorg dus voor voldoende input en oefen dit bij de repetities.
42. Inbellen kost geld, je hebt extra laptops nodig en ook extra bemanning.
43. Vergeet niet om moderatoren in te zetten die bij de start deelnemers welkom heten en mee chatten.
44. Break-outs via het platform werken nog niet optimaal, dus wees hier kieskeurig in! Er zijn wel alternatieven, maar ook die verdienen nog geen schoonheidsprijs.
45. Bekijk bij interne events goed in welke omgeving de laptops werken.
46. Betrek de IT-afdeling tijdig, zodat je technische zaken kunt opvangen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat IT geen updates doet vlak voor het event en dat de security maatregelen het event niet ‘in de weg zitten’.
47. Zorg voor iemand die bij de opstart van het event kan reageren op de vragen in de chat. Er zijn altijd veel vragen van deelnemers, die meestal te laat inloggen, omdat het systeem niet werkt of ze de mail met uitleg niet kunnen vinden.
48. De repetitie van het event duurt over het algemeen net zo lang als het event zelf. Repeteer de hele show en neem daar ruim de tijd voor!
49. Het einde van het online event is altijd vreemd omdat er geen applaus is. Zorg voor een viermoment na afloop (bubbels?) zodat je een vervanging voor het applaus hebt.
50. D&B leert al 37 jaar ALLES over events. Online is een nieuwe ervaring en een vakgebied dat zich in een rap tempo ontwikkelt. Ook wij blijven dus iedere dag leren. Mocht je tips voor ons hebben, laat het dan weten!

learnings-5

Share:
info@db-eventmarketing.nl +31 35 303 2000 Van Hengellaan 25
1217 AR Hilversum
Privacy statement | Powered by: Invitado Visitor Management