Events organiseren is iedere dag leren, het is een vak apart. Elk event is anders. Het blijft steeds weer een uitdaging om het tot een succes te maken.
Voor ons is events organiseren een ambacht, het is een combinatie van denken en doen. Het zit in je bloed. Je moet het leuk vinden om onder druk te presteren en alles te geven in vier of vijf uur. De middag of avond van het event is één moment, een moment dat heel zichtbaar is. Behalve voor ons is het voor de opdrachtgever spannend, hij of zij wil namelijk ook scoren. Als het event niet aansluit bij wat de klant bedoelt, dan zet onze relatie een grote stap achteruit in plaats van vooruit.
We willen natuurlijk altijd het maximale uit de samenwerking met verschillende partijen halen. Hoe krijg je al die mensen zover dat ze allemaal op hetzelfde moment het best mogelijke presteren? Dat is telkens de uitdaging. Elk event is uniek; overdoen is er niet bij. Je kan het vergelijken met het nemen van een penalty, die kan je ook maar één keer nemen.
Kortom, als wij de verwachtingen van de klant en de gasten willen overtreffen, zullen wij dat ook voor onszelf moeten doen. Dat is het mooie van ons vak; wij leren nog iedere dag. Van elkaar en van onze eigen ervaringen.
Lennart, Adjunct-directeur
'Op kantoor sta ik bekend als de brandweerman. Brandjes blussen, daar ben ik goed in. Als je er niet uitkomt kan je nog bij mij terecht. Door mijn eventervaring kan ik snel schakelen op onverwachte situaties en ben ik creatief met het bedenken van oplossingen voor vragen van het team. Doordat ieder event uniek is komt het zeker voor dat ik in situaties kom waarbij ik denk: 'Dat doen we de volgende keer anders'. Maar dat is juist het mooie van ons vak: je bent nooit uitgeleerd! Ik krijg een boost van de energie, snelheid en flexibiliteit die erbij komen kijken om het maximale uit het event te halen wat erin zit!'
Sandra, Projectmanager
'Ik was laatst zo druk dat ik het gevoel had dat ik absoluut geen tijd kon vrijmaken voor een overdracht van een deelproject. Ik heb toch tijd geïnvesteerd en het heeft me uiteindelijk heel veel tijd en rust opgeleverd. Mijn tip is dan ook om jezelf op dat soort momenten tien minuten rust te geven, stijg even op uit je draaimolen van het vele werk, bekijk het event van bovenaf. Wat kan je overdragen? En doe dat dan ook! Het is even investeren, maar het levert zoveel op!'
Joyce, Stagiaire Conceptontwikkeling
'Tijdens mijn stage leer ik steeds beter met de vormgeving van concepten om te gaan. Mijn leerpunt is om meer initiatief te tonen. D&B zoekt mensen die laten zien dat ze willen, in plaats van enkel en alleen te doen wat je moet doen. Ik wil meer aanpakken en minder alles op me af laten komen.'
Femke, Creatief Directeur
'Een opdrachtgever stoeide intern en extern met het door ons voorgestelde thema voor het jubileumjaar. In de conceptnaam schuurden het verleden en de toekomstvisie net langs elkaar. In een alert ingelaste call met de juiste mensen was ruimte om de verschillende gedachtegangen toe te lichten en om elkaars meningen en visies goed uit te wisselen. In 30 minuten kwamen we tot een nieuw thema waar iedereen zich in kon vinden. Een thema dat dezelfde trots uitstraalt, maar meer past bij de visie van de jubilaris. Mijn wijze les van deze situatie is dat je zulke pijnpunten bij zoiets belangrijks als een jaarthema het beste meteen kan bespreken. En zet de juiste mensen (de desicion makers) aan tafel!'
Sabine, Sales Manager
'Blijf altijd de vraag achter de vraag stellen, ook al lijkt het antwoord aannemelijk. Verder is het belangrijk om in je kracht te blijven staan en te blijven geloven in je visie met betrekking tot persoonlijke intakes en presentaties. Zo zorg je voor een event dat écht effect en impact heeft!'
Laura Droomers, Trainee Projectmanagement
'Als trainee tot junior-eventmanager duik ik elke keer in een ander stuk van de organisatie en van de uitvoering van evenementen. Eind januari werkte ik voor het eerst mee achter in de coulissen tijdens een plenaire sessie van een zakelijk evenement. Via mijn koptelefoon luisterde ik mee met de regieleiding om tijdig acteurs, sprekers en props het podium op te begeleiden. Vlak voordat een acteur het podium op moest werd er gevraagd om een veiligheidsspeld voor het vastmaken van een zenderhouder. Laten we deze nu in de productiekoffer hebben zitten, maar deze stond op een centrale plek in de kleedkamer. Mijn les is eigenlijk heel simpel: áltijd de productiekoffer bij de hand houden! Voordeel is wel: je wordt zo heel inventief!'
Marion, PA to the board
'Laatst heb ik mee gebrainstormd over de inhoud van een event waarvan we zojuist hadden gehoord dat we de pitch hadden gewonnen en daar kreeg ik een enorme kick van! Dat doe ik niet zo vaak en ik heb mij voorgenomen dat als ik een boost nodig heb ik vaker aansluit.'
Marinus, Trainee Creatie
'Sinds kort maak ik deel uit van het creatie team als trainee. Als trainee ondersteun je het creatie team maar word je ook heel erg meegenomen in de belangrijke processen zoals brainstorms, conceptontwikkeling en locatie bezichtigingen. Onlangs moest ik een creatieve oplossing bedenken voor een probleem waar een projectmanager mee kwam. Tijdens een evenement dat ik bezocht werd ik geïnspireerd en vond ik de oplossing voor het probleem. Ik merk dat mijn kijk op evenementen in de korte tijd dat ik hier werkzaam ben al helemaal veranderd is. Ik kijk altijd om mij heen in de hoop geïnspireerd te worden en wat ik kan meenemen in mijn eigen werk.'
Pieter Bas, Algemeen Directeur
'Ik leer gelukkig nog iedere dag, al 28 jaar, van grote tot kleine lessen. Als je niet meer leert moet je je denk ik afvragen of het niet eens tijd wordt voor iets anders, of jezelf uitdagen binnen de job die je hebt. Ik leer door gesprekken met collega's en relaties, maar ook door de inspiratie die je opdoet bij leveranciers en partners. Zo was ik laatst bij een sessie over beacons in De Fabrique. Beacons is een eventinnovatie die het event veel relevanter kan maken. Het zijn zendertjes die tijdens een event berichten aan bezoekers kunnen sturen, maar waarmee je bijvoorbeeld ook kunt zien hoe bezoekers zich bewegen en welke activiteiten druk bezocht zijn. Een techniek die de ROI van een event dus kan verbeteren.'
Paul, Creatief Conceptontwikkelaar
'Elke dag is leren... vooral in het evenementenvak. Misschien is het peilen van de klant nog wel het belangrijkste. Want geen mens is gelijk. Natuurlijk leg je elke keer een geweldig plan neer. Maar waar leg je het accent? Waar wordt deze klant blij van? Is het een leuk concept, een out-of-the-box idee, een heel specifieke planning, ontzorgen of juist volledig betrekken... elke klant is weer anders. Steeds weer zoeken, aftasten en inleven. Een leuk ritueel dat ik elke keer weer vol enthousiasme in ga.'
Wesley, Stagiair Communicatie
'Voordat ik aan mijn stage bij D&B Eventmarketing begon had ik al redelijke kennis van programma's als Photoshop en Indesign. Doordat ik bij D&B met collega's van verschillende afdelingen samenwerk, leer ik steeds nieuwe dingen bij. Ieder heeft zijn of haar eigen trucjes om bepaalde handelingen sneller uit te kunnen voeren en dat is mooi om te zien. Ik sta altijd open om nieuwe dingen te leren, ik ben nooit uitgeleerd!'
Margot, Projectmanager
'Bij een event stond er aan het einde van de avond een surprise-act gepland van een bekende artiest. In de locatie (een oude kerk) was geen aparte ruimte waar je kon komen zonder gezien te worden door de gasten. Ik had hiervoor een goede oplossing bedacht. Dacht ik... want toen de artiest aankwam stonden er allemaal gasten buiten te roken, precies voor die deur! Gelukkig konden we dit oplossen door haar om te laten rijden naar de hoofdingang waar zij op het moment dat er een show startte op het podium naar binnen ging achter de mensen langs. Niemand had het in de gaten!'
Laura, Stagiaire Projectmanagement
'Onlangs heb ik voor het eerst een brainstorm meegemaakt voor een project. Ik vond het erg leerzaam om dit mee te maken en een keer te ervaren hoe onze creatieve professionals dit gebruikelijk doen. Door mee te doen in de brainstorm voel je je meteen meer betrokken in het project waardoor alles voor mij een stuk duidelijker was. Normaal gesproken krijg je als projectmanager (stagiair projectmanager) pas je project als het al een concept is en nu vond ik het juist gaaf dat je mee kon denken en een deel van dat project wordt!'
Wat heb jij zelf de afgelopen tijd geleerd? Wat was een opsteker? Wat neem je mee of juist niet?
