Als eventmarketingbureau met 22 medewerkers hebben we een overvolle agenda. De werkplekken zijn bijna nooit allemaal tegelijkertijd bezet. Het is een dagelijks komen en gaan van collega's die op afspraak gaan. Van intakegesprekken tot brainstorms, van locatiebezoeken tot productiebesprekingen, van tastings tot presentaties en van opbouwdagen tot uitvoermomenten. Never a dull moment bij D&B!
Bij D&B Eventmarketing delen we graag, vandaar dat we periodiek een kijkje in onze eventkeuken geven. Lees en zie met eigen ogen wat ons werk zo leuk maakt.
“Anders komen jullie op ons hoofdkantoor in Zürich evalueren.” Eigenlijk kun je niet een beter compliment krijgen van een opdrachtgever! Het waren vier geweldige dagen bij de Managers Conference van chocoladefabrikant Barry Callebaut waarin 200 gasten van over de hele wereld in Amsterdam werden verrast en geraakt. Gasten die ‘wel wat gewend zijn’. Die geregeld de wereld overvliegen voor bijeenkomsten. Ga daar maar aan staan als projectmanager. Maar dat is Sandra - samen met enkele collega’s - absoluut gelukt.
Sandra: “Het waren hectische maanden in de voorbereiding. Want door de vele verschillende locaties, wisselprogramma’s en netwerk- en feestavonden, waren het eigenlijk negen losse events. Uiteindelijk heb ik één grote heilige ‘bijbel’ gemaakt (lees: draaiboek) om zo ieder opbouw- en avondprogramma onder te verdelen bij een aantal collega’s zodat zij het naadloos konden produceren. Wat is het een geweldig gevoel om na een drukke eventdag op een avondlocatie binnen te komen en te zien dat een collega het perfect in de smiezen heeft. Dat geeft zo’n vertrouwen. Samen hebben we een topprestatie geleverd!”
En dat vond ook de opdrachtgever - zo bleek in Zürich. Volgens hen hebben we een nieuwe standaard neergezet. Sterker nog, we zijn inmiddels druk bezig met de voorbereidingen voor het komende jaar!
Inspiratie leidt tot creatie. Met die gedachte in ons achterhoofd gaan we geregeld naar theaters, festivals, beurzen en congressen. Zo ook TEDx Amsterdam, waar Pieter Bas onlangs vol enthousiasme vandaan kwam, als gast van presentator en initiator Jim Stolze. “Het is heerlijk om geïnspireerd te worden. En dat begon al direct bij het begin van de dag tijdens de bijzondere ontvangst op het podium van de Stadsschouwburg, waarna de sprekers van de dag ons een korte ‘preview’ gaven van hun presentatie vanaf de balkons. Ook de mogelijkheid om met andere bezoekers workshops en presentaties uit te wisselen, doordat iedereen andere tickets aan zijn of haar lanyard had hangen, was slim. Los nog van de ontmoeting met indrukwekkende sprekers, energieke optredens en andere TEDx-bezoekers. Dit event is echt een must voor iedereen die geïnspireerd wil worden én het biedt meteen weer voeding voor onze evenementen!”
Daar zit je dan in de zon. Aan de vooravond van een driedaagse incentive naar Dubrovnik. Maanden van voorbereidingen komen aan op dit ene moment. Vele telefoontjes, mailtjes en twee inspectiebezoeken hebben voor projectmanager Lara geleid tot deze laatste check. Heeft onze partner vanuit Kroatië al onze wensen goed georganiseerd en door vertaald?! En dit op het niveau waar we bekend om staan bij onze opdrachtgever.
Lara: “In Nederland organiseren we alles rechtstreeks met onze leveranciers. Die kennen onze standaard en onze manier van werken. Maar in Kroatië is dat totaal anders. Bedrijfsevenementen staan daar absoluut niet op het westerse niveau. Het was dan ook echt een uitdaging om daar te organiseren wat we normaliter in Nederland doen. Je hebt sowieso echt een lokale DMC nodig als verbinding tussen jou en de eindleverancier, maar zelfs dan bleek dat ik niet altijd projectmanager, maar soms ook docent was. Creativiteit staat daar nog echt in de kinderschoenen. Probeer iemand die gewend is dat statafels met een rokje al super hip zijn, maar eens uit te leggen dat wij de wens hebben voor een creatieve markt setting of gaaf galadiner aan lange robuuste tafels in een oud fort. Creatieve voorstellen voor branding, maar ook zeker gaaf out of the box entertainment kennen ze gewoon simpelweg niet. Ik ga in ieder geval nooit meer vergeten dat een green screen fotoanimatie voor sommigen alleen een groen scherm meebrengen inhoudt!. Omdat je toch echt op hetzelfde hoge afwerkingsniveau wilt presteren zoals jouw Nederlandse klanten dat gewend zijn, ben je continue aan het schakelen. Om dat vervolgens minimaal 6 x dubbel te checken, of hetgeen beloofd is, ook daadwerkelijk zo wordt gerealiseerd.
Duidelijke communicatie en een goede samenwerking zijn hierin een must, want zonder elkaar red je het gewoon niet. Samen zijn we er helemaal voor gegaan met een fantastisch mooi weekend tot eindresultaat. Een weekend waarin je even veel uren draait als in een normale werkweek, maar volledig gaat op adrenaline. En eens temeer besef ik wat een geweldig gaaf vak we hebben!”
We komen er allemaal vandaan; de beruchte schoolbanken. Als je er als tiener in zit, dan weet je niet hoe snel je wilt werken. En als je eenmaal werkt, dan verlang je terug naar je studententijd.
Voor ons staan de schoolbanken voor nog iets anders: de toekomst! Want het is de nieuwe generatie eventmanagers die nu een opleiding volgen. Zij zijn het die onze branche over enkele jaren gaan verrijken en hopelijk verrassen met hun kennis en kunde.
Wij willen ze graag klaarstomen voor deze inspirerende wereld. Daarom is het, dat wij een samenwerkingsverband zijn aangegaan met de Hogeschool van Amsterdam. Samen met onze gewaardeerde opdrachtgever, beroepsorganisatie NARIM. Want een lichting eventstudenten is op dit moment druk bezig met het schrijven van een offerte. Geen fictieve opdracht, maar één die echt tot uitvoer komt. Vanuit D&B begeleidt onder andere creatief conceptontwikkelaar Bas deze studenten. Tijdens een tussentijdse presentatie van de studenten: “Het is verrassend om te zien hoe studenten tegen deze case aankijken en hoe ze hem invullen. Er zit in bijna elk concept wel één of meer onderdelen die echt vernieuwend zijn. En die we graag met ons meenemen in ons definitieve voorstel.”
Op 20 december vindt de allesbeslissende presentatie plaats. En weten we welke groep heeft gewonnen en het evenement samen met ons gaat organiseren. Wordt vervolgd!
Deze ‘Op weg met D&B’ heeft een internationaal tintje. En dat is niet voor niets, want we merken dat het vertrouwen van onze opdrachtgevers steeds groter wordt, om ook hun evenementen in het buitenland te organiseren.
Om ook van die markten zoveel mogelijk op de hoogte te zijn, is Lennart naar de IBTM afgereisd. Te midden van een bruisende MICE-wereld, heeft hij een halve marathon gelopen om zoveel mogelijk potentiële samenwerkingspartners te vinden. Of zoals hij zelf zei: “Ik was op zoek naar het D&B-roze Spaanse, Franse, Mexicaanse en Portugese bloed. Wie spreekt de D&B-taal en kan ons helpen met ‘het raken en stralen’, of zoals ik gekscherend tegen een Nederlandse collega zei: ‘touching and shining’. Met een nieuwe stapel visitekaartjes op kantoor, zijn we vol vertrouwen om in 2017 ook in het buitenland de meest memorabele evenementen te organiseren.
