Kijkje achter de schermen : De Lely Future Farm Days

blog
Door: Jorryt van der Haar
aug 29, 2018

Er zijn van die pareltjes van producties waar je alleen maar van kunt dromen. ‘Het onmogelijke mogelijk maken’ dekt nog het beste de lading bij zo’n event. We nemen je graag mee achter de schermen om je te laten zien hoe we van ‘niets’ ‘alles’ maakten en geven gouden tips. Dit keer neemt projectmanager Jorryt van der Haar je mee naar de Lely Future Farm Days.

Begin dit jaar introduceerde Lely Nederland (producent van robots en datasystemen voor de melkveehouderij) vier innovaties tijdens haar 70-jarig jubileum. Aan D&B de eer om een onvergetelijk event te organiseren: de Lely Future Farm Days. Tijdens deze inspirerende jubileumweek werden de (internationale) relaties en medewerkers meegenomen in de toekomstvisie van Lely. Dat gebeurde op eigen terrein, waar een unieke, futuristische plek werd gecreëerd.

Tijdens onze eerste locatiebezichtiging liepen er nog een twintigtal schapen rond en zakten we tot onze enkels in de klei. De eerste gedachte was dan ook: dit terrein is totaal ongeschikt. Maar algauw waren we het erover eens: challenge accepted, dit wordt gaaf!

Een logistieke uitdaging

Een event op ‘eigen terrein’ geeft altijd een extra dimensie. Logistieke uitdagingen die je bij een ‘vaste’ eventlocatie niet hebt, moet je zien op te lossen.

Tips:

  • Breng zo snel mogelijk goede partners bij elkaar. Bij zo’n grote productie - met een relatief korte productietijd - moet je in je eigen kracht blijven en vertrouwen op de kennis van je partners.
  • Zorg dat je standaard een paar laarzen achterin je auto hebt liggen en geef die tip ook mee aan je leveranciers ;)

De logistieke en inhoudelijke productie werd tegelijkertijd opgestart. 

Tips:

  • Geef goede kaders mee, maar geef er niet te veel. Dit kan het creatieve proces van een werkgroep beïnvloeden of zelfs belemmeren. Worden er dingen bedacht die niet mogelijk zijn, dan kom je altijd tot een alternatief dat wel te realiseren is.
  • Zorg dat er een beslissingsbevoegd persoon vanuit de opdrachtgever aanwezig is, zodat je de plannen direct af kan tikken of aan kunt passen.

Met een aantal kaders als richtlijn, hebben projectteams van Lely de inhoud van ‘hun’ dome bepaald. Ieder team kreeg de vrijheid om een eigen opzet te bedenken waarbij diversiteit van werkvormen werd nagestreefd. Daarbij werd lekker out of the ‘dome’ gedacht.

De grillen van Moeder Natuur

Doordat er in het voorjaar veel vorst in de grond zat, konden we pas één maand voor de uitvoer van het evenement starten met de preparatie van het terrein. De grond werd geëgaliseerd en een pad van stelconplaten werd geplaatst zodat de gasten altijd met droge voeten van de ene tent naar de andere tent konden lopen.



Een enorme bak met regen zorgde tijdens de tentopbouw voor nieuwe uitdagingen. Meer dan eens zat een heftruck vast in de modder en ook de ter plekke aangeschafte dompelpomp werd non-stop ingezet.

Tips:

  • Hoe mooi je planning ook is, het weer kan altijd roet in het eten gooien. Houd daar dus rekening mee.
  • Zoek tijdens de voorbereiding al naar lokale leveranciers die je in kunt zetten, mocht dat nodig zijn.
  • Houtsnippers zijn je redding na iedere plensbui.

Na het invliegen van zo’n 100 extra rijplaten en 80 kuub houtsnippers en de ‘hovenierskunsten’ van Lennart, begon het terrein er zowaar gastvriendelijk uit te zien.

Een vlekkeloze uitvoer

Op 6 april ging de eerste eventdag van start. De zon brak door en het leek alsof het terrein er nooit anders had bijgelegen. In de grootste plenaire dome hing een scherm van 18 meter lang dat mee boog met de ronding van de dome. Dit prachtige staaltje techniek maakte diepe indruk op de gasten.

Tijdens het event was er een vast team van technici aanwezig die werden gekoppeld aan de ‘tent-eigenaren’ vanuit Lely. Hierdoor ontstond er een vertrouwensband tussen klant en leverancier en verliep de technische productie in alle tenten heel soepel.

Tips:

  • Zorg dat leveranciers vaste teams creëren. Hierdoor voelt de klant zich snel vertrouwd met ‘jouw’ mensen, wat zorgt voor een soepele productie.
  • Vergeet vooral niet te genieten! Omdat je al zo lang met de productie bezig bent, vergeet je soms wat voor mooie dingen er worden neergezet. Wees trots!
  • Plan een goedmakertje met het thuisfront voor na je afwezigheid van twee weken.

De beloning van een goede voorbereiding en even heel hard werken tijdens de opbouw, was dat de productie zelf heel soepel verliep. Dit was voor mij als projectmanager fantastisch, maar ook vreemd omdat je gewend bent constant bezig te zijn.   

Mooiste belevingen

Het was gaaf om te zien dat er een productionele Lely-familie ontstond. Doordat de techniekleverancier en cateraar twee weken lang hetzelfde team hadden staan, ontstond er een ongelofelijk fijne werksfeer. Iedereen stond voor elkaar klaar, ondanks de lange dagen die we maakten.

Het afvinken van de verschillende events was ook bijzonder, want na afloop van ieder sub-event kwamen we tot de conclusie dat alles fantastisch verliep. Dat gaf ons en Lely een enorme boost. Na de nauwe samenwerking van 4 maanden is er een sterke band ontstaan die enorm heeft bijgedragen aan het succes van het event. Bekijk de case maar eens. Bied jij ons de volgende uitdaging?

Share:

Social media

Akkoord
Wij gebruiken cookies om de ervaring op onze website te verbeteren, statistieken bij te houden en je toegang te geven tot onze social media.
Door gebruik te maken van deze website of door op akkoord te drukken, ga je akkoord met ons cookiebeleid zoals beschreven in ons privacy statement. Je kunt cookies ook niet accepteren.