Soms zit een goed idee al jaren in je hoofd en duurt het even voordat het een concrete vorm krijgt. Zo is de EventCurve eigenlijk ook ontstaan. In een interview voor ons eigen boek 'Hoe doen jullie dat nou', vertelde ik over de ervaring die we hebben met de flow van een event. Veel doen we op gevoel maar als je er van een afstandje naar kijkt dan wordt het ineens een bruikbare theorie.
En zo ontwikkelde ik de EventCurve, een bijna wetenschappelijk onderbouwde tool om inzicht te krijgen in hoe gasten een event beleven. Door programmaopbouw af te zetten tegen de variabelen tijd en energie, is het mogelijk om de 'flow' van een programma te optimaliseren. Lees hieronder verder over de theorie achter 'het thuiskomen' en 'het geheim van een lekker lopend event' aan de hand van één golvende lijn. Van Waarom naar Daarom.
Vanaf het moment van binnenkomen tot aan het weggaan vertoont de energie op een evenement een golvende beweging. Dit energieniveau bepaalt in een hoge mate hoe jouw gasten het evenement beleven. In een tijdsspanne van vier uur zijn er momenten waarop de energie piekt en momenten waarop die weer wat lager wordt. Dat brengt de EventCurve in beeld. Als je je bewust bent van wat er met mensen gebeurt tijdens een evenement, dan kun je daarin gaan sturen. In welke fase ontstaat energie, waar zit een risico van afnemen? Dat wilde ik voor mijzelf duidelijk hebben, vandaar de EventCurve.
De EventCurve vertoont als geheel een stijgende lijn, maar laat binnen verschillende fases een op-en-neer gaande beweging van energie zien die ik heb opgedeeld in 4 fases.
Fase 1 start met de inloop, het opbouwen van de energie. De binnenkomende gasten hebben er zin in, dankzij die leuke uitnodiging of dat prikkelende entertainment of sprekersprogramma. Op die positieve energie wil je verder bouwen. Met een warm welkom lukt dat. Denk bijvoorbeeld aan, een hand van de directeur bij de ingang of een vlot verlopende registratie.
In fase 2 de opening, bouwen we de energie op tot een eerste hoogtepunt door alle gasten samen 'het waarom' van het evenement te laten beleven. De energie die vrijkomt bij het zien van een geweldige openingsclip, een volle zaal die applaudisseert voor die bekende spreker of bij het zien van collega's op het podium.
Na de high van fase 2 mag de energie wat zakken. De gast voelt zich welkom en begrijpt waarom hij gekomen is. In fase 3, de verdieping is er tijd en ruimte om daar een laag aan toe te voegen door een persoonlijke beleving. Laat bezoekers kiezen voor een aansprekende workshop tijdens een congres. Of geef gasten op een feest de ruimte om bekenden op te zoeken.
Fase 4 is het tweede hoogtepunt, de afsluiting, het samen beleven van het 'daarom'.
Met een finale in geval van een feest of de round-up bij een congres bevestigen we de persoonlijke conclusie van de bezoeker: 'ja, hier moest ik bij zijn'.
Na de gezamenlijke afsluiting, volgt fase 5 het vertrek. Je wilt dat de gasten met de zorgvuldig opgebouwde energie vertrekken. Hoe goed de sfeer er na de finale ook in zit of hoe geanimeerd de congresbezoekers ook aan het napraten zijn, de bar gaat dicht. Het verzoek de bar langer open te laten beantwoord ik steevast met nee. Met dat ene laatste drankje kakt het altijd in. En dronken toestanden doen afbreuk aan alles wat je met je event hebt bereikt. Op het hoogtepunt moet je stoppen. Dan gaat iedereen vol energie naar buiten en is het evenement geslaagd.
Door de natuurlijke overgang te sturen en te zorgen voor een mooie afwisseling tussen individuele en gedeelde beleving komt de o zo belangrijke flow in het evenement. Het is de staat waarin het evenement schijnbaar vanzelf loopt en de energie een vloeiend golvende beweging is. Het geheim van een lekker lopend event is het bewaken van die flow. D&B weet inmiddels precies waar en op welke momenten wij alert moeten zijn om de energie een zetje te geven of juist niet. Maar de spanning over hoe het in de praktijk loopt, blijft. Het event is één moment, overdoen is er niet bij. We hebben maar één kans om de gasten vol energie naar huis te laten gaan.
Benieuwd naar het gehele artikel? Lees dan onze RAAK! Mocht u ook een exemplaar willen ontvangen, ga dan naar de bestelpagina en laat je gegevens achter.
