Het was in 2014 toen Marketing Manager van Secretary Plus, Marleen Smith, aan de slag ging met het 25-jarig jubileum dat voor de deur stond. 'We vonden het belangrijk om het gehele jaar aandacht te geven aan het jubileum, en niet slechts tijdens één momentum, want dan beklijft de beleving veel korter. Ook wilden we het niet alleen met de organisatie vieren, maar juist met alle stakeholders, waaronder onze relaties en assistants, want zonder hen zouden we niet zijn waar we nu staan.'
Dechesne & Boertje was voor Secretary Plus de juiste partner om dit te realiseren: 'En echt niet alleen omdat we dezelfde kleuren in onze huisstijl hebben, hoewel dat wel direct een match is natuurlijk! D&B is een bureau dat meedenkt op campagneniveau, creatieve inbreng heeft, maar bovenal luistert en aanvoelt. Het is een co-creatie en het is dan fijn dat een bureau zich helemaal kan verplaatsen in ons merk, kijkt naar wat past en hoe we kunnen verrassen zonder de boodschap uit het oog te verliezen.' Al in de oriëntatiefase werd de slogan Proud Heritage, Bright Future, bedacht. 'We wilden naar voren laten komen dat we trots zijn op ons bestaansrecht, maar ook met een frisse blik de toekomst en al haar ontwikkelingen tegemoet zien.'
Dat past bij de cultuur van Secretary Plus: ontwikkelingen omarmen, en ook winnaarsmentaliteit, ambitieus en enthousiast zijn kernwaarden die in de roots van Secretary Plus zitten. Daar ligt dan ook de kracht van het bedrijf en zo ontstond de titel voor het jubileumjaar De Kracht van de +. Dechesne & Boertje ging aan de slag met een Jubileumkalender met daarin alle gebeurtenissen die te maken hadden met het jubileum. 'Al met de kick-off aan het begin van dit jaar reikten we deze kalender aan iedereen uit, zodat alle stakeholders werden meegenomen in de plannen, de activiteiten en het thema. Op 21 april bestonden we officieel 25 jaar en dat vierden we uitgebreid in het hoofdkantoor van USG People, waar wij ook gevestigd zijn. De centrale hal was compleet roze, we deelden roze drankjes uit en iedereen werd overdag getrakteerd op roze lekkernijen met als afsluiter een diner en een feest in het bedrijfsrestaurant. Niet alleen grote events hangen we op aan de Jubileumkalender, ook kleinere activiteiten en meetings worden thematisch ingezet dit jaar, als een engager voor De Kracht van de +. Ook is er een speciale webpagina op www.secretary-plus.nl ontwikkeld waar iedereen zijn of haar bijdrage aan heeft kunnen leveren voor de Memory Wall.
Op 22 september organiseerde Secretary Plus samen met D&B een groot jubileumevent voor alle relaties en assistants in evenementenlocatie Explore in Muiden: 'Gezamenlijk bepaalden we het programma, de sprekers (waaronder dagvoorzitter Humberto Tan en topondernemers Monique Ansink en Nathalie Mangnus) en de opzet (met onder andere de Expect More Award-uitreiking én een optreden van Steffen Morrison). D&B zocht voor dit evenement de juiste locatie en wist alle operationele zaken in goede banen te leiden.'
Dat is het fijne aan werken met een bureau dat campagnematig meedenkt en een evenement niet als een eenmalig moment profileert, maar juist als een springplank voor de ambities en de strategieën op langere termijn. 'In ons geval ging dat om het jubileum dat we gedurende het hele jaar onder de aandacht wilden brengen. Het werkt prettig om zo planmatig te werk te gaan. Je hebt te maken met een kop en een staart en het brengt je ook daadwerkelijk ergens naar toe: de stip aan de horizon. Of dat, zoals in ons geval, nu voor één jaar is of voor twee of drie jaar, je laadt een boodschap,' zo vertelt Marleen. Ook dankzij de communicatie heeft het ons veel gebracht: we hebben er overal veel aandacht aan besteed, waaronder via social media kanalen. Dat heeft het gevoel gegeven dat we het samen doen, en dat was het initiële doel: Niet alleen voor de organisatie, maar juist voor alle stakeholders. Nu gaan we in oktober nog met z'n allen naar een concert van Marco Borsato, die ook zijn 25-jarig bestaan viert. Een kers op de taart voor onze medewerkers.'
Bedenk allereerst welke doelstellingen je hebt en aan welke strategie je deze eventueel kunt koppelen. In ons geval wilden we alle stakeholders betrekken en hen het gevoel van trots en visie op de toekomst meegeven. Daarom hadden wij ook een projectgroep binnen de organisatie met medewerkers uit alle gelederen voor zo'n divers mogelijke inbreng.
Denk vooraf - en zeker nog voordat je met een bureau gaat zitten - hoe je er aandacht aan wilt geven. Maak voor jezelf een plan en ga daarna in gesprek met bureaus die je daarbij aan wilt laten sluiten. Zo kunnen zij ook veel beter met je meedenken.
Maak het zo groot mogelijk door zowel intern als extern iedereen er bij te betrekken.
Ontwikkel een speciale huisstijl en logo. Dit kan dan gedurende de hele campagne heel herkenbaar worden, waarmee je de campagne ook direct weer laadt.
Maak het evenement meetbaar. Wij hebben dat - samen met Dechesne & Boertje - gedaan na het relatie-evenement op 22 september. Alle relaties werd gevraagd naar feedback. Maar ook voorafgaand aan het evenement hebben wij regelmatig getoetst of we op de goede weg zaten en natuurlijk veelvuldig gecommuniceerd over het hele traject. Zo is het een viering van de hele organisatie en snapt iedereen waarom het gedaan wordt.
Wil je meer weten over het jubileumevent voor relaties? Bekijk dan hier de case.
